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貸事務所、選び方のポイント

賃貸事務所物件の条件

現地の下見は必ず行いましょう。最寄りの駅から歩き、近くに銀行などや公共機関があるかどうか、昼食を摂るなどで業務に差し障りがないか、社員が不便に思わないか等、賃事務所の周辺を確認します。社員の通勤時間、取引先との距離なども重要です。また、人や車の出入りに不自由はないかどうかなども確認しましょう。

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共益費

共益費の項目は、管理費の他に、空調費・共用部分の光熱費などが含まれているのが一般的ですが、念のために確認しておくことが大切です。
清掃費等、共益費以外の費用負担の有無も確認しておくのが妥当でしょう。

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保証金・敷金

保証金(敷金)は、解約後いつ返還されるのか。また、償却(敷引・解約引)がある場合、何%かなどを確認しましょう。

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事務所内の面積

実際の事務所内の有効面積は、契約面積とは異なることがあります。実際の事務所内の有効面積も確認しておきましょう。
契約書に記載される「契約面積」は、「専用面積」のみの場合と「専用面積(※1)+共用面積(※2)の一部が含まれる」場合とがあります。
図面と実際に現場を見た違いを自分の目で確かめることが大切です。

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共用部分の確認

トイレや給湯設備などの環境を確認するのも大切です。

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事務所内の柱の位置と、天井の高さ

実際に下見に行けば雰囲気は分かると思いますが、移転後、荷物が入るとガラッと雰囲気が変わります。何も無い空間だと広く感じるのですが、荷物が入ったときにどうなるかも考慮しましょう。
特に、天井が低いと荷物を入れたときには一層圧迫感を増すことになります。気持ちのいい空間ということですと、だいたい2.6mくらいが目安といわれています。OAフロアなどを導入する場合は2.7mは欲しいところです。柱の位置も注意してください。柱が邪魔でレイアウトが思うようにできない、想定した家具が入らない、ということは充分に起こり得ることです。

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床の耐荷重と配線方法

通常のオフィスビルで必要とされる床の耐荷重は300kg/㎡ですが、問題なのは、移動書庫等を設置する場合です。
大型の移動書庫の場合、500kg/㎡から600kg/㎡が目安。ただし、これは書類をごく普通に収納した場合で、書類以外の物品等を収納する場合は1,000kg/㎡以上が必要な場合もあります。床の種類を確認した上で対応しましょう。

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電気容量と電話回線

賃貸事務所にもIT導入が進んで、多数のパソコンや、それらに接続する機器、携帯電話、固定電話、OA機器の充実、といった具合に、相当量の電気容量が貸事務所にも必要とされる時代です。
少し築年月の古いオフィスビル等ですと、現代のパソコンの台数や、OA機器の性能に対応する電気容量が整っていない場合もあります。必要な電気容量が供給されているかどうか、されていないのであれば、増設が可能かどうかは必ず確認しておきましょう。

また、増設の場合借主が莫大な設備費用を要求されたりするケースもあります。このことも必ず確認してください

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空調・照明

空調システムや照明は、従業員が快適に仕事をするためにとても重要なものです。貸事務所の場合はビル一丸管理の空調システム等の場合も考えられます。
賃事務所ごとに空調の設定が可能かどうかは確認の必要があります。

また、照明もパソコンのモニタに反射するような照明の場合、社員の健康面に支障をきたす場合も考えられます。

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防犯・防災

移転先の貸事務所ビルが防犯・防災などの管理体制が整っているかどうかは、絶対に確認しておくべきといえるでしょう。
例えばコンピュータによる「24時間対応の警備システム」の採用等。その他の維持管理についても優れた管理体制はオフィスビル選びの基本です。

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ビルの使用時間・休館日

ビルによっては、夜間に出入りが不可能になるところもあります。残業がある会社の場合は、正面玄関が何時まで使用できるか、また夜間や休日は使用できるか等の確認が必要です。

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駐車場

駐車場が必要であれば、事務所と同様、ビル仲介会社に相談しましょう。駐車場にも仲介手数料がかかる場合があります。
ビル仲介会社には、オフィスビル内あるいは近くで自社用や来客用の駐車スペースが確保できるか確認しましょう。

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貸室申込書の提出

貸事務所の絞り込みが終わると、ビルオーナーに対して「貸室申込書」に会社概要を添付して
提出します。「貸室申込書」を受理したビルオーナーは入居者審査などを行い、
3日から1週間後に返答します。しかし、他のテナントとの競合などの事情により、
不承諾となる場合もあります。
複数の候補を選んでおくことも移転計画を効率よく進めるために必要です。

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貸主との関係性

貸主と借主は、入居後長い付き合いになります。できれば、ビルのオーナーを直接知っておくことも大切といえるでしょう。
また必要があれば、オーナーの経済状況も調査依頼するのもよいでしょう。

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