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貸事務所移転と入居までの手順

契約書の確認

  • 解約予告
  • 賃事務所の契約の解約には、契約期間満了による場合と入居者側の事情による中途解約があります。中途解約の場合、通常6ヶ月前(3ヶ月前の場合もあります)までに解約する旨を予告しておく事が契約書には記載されています。
    契約書を確認し、早めに移転の連絡を済ませておきましょう。正式な解約通知は、移転する先の貸事務所が決定してからの場合が多いです。

  • 中途解約
  • 契約期間に満たない中途解約の場合、解約予告期間の賃料は支払わなければなりません。その場合、新しく入居する事務所と現在入居中の事務所の賃料を二重に負担することになります。このような事態は本来、出来るだけ避けるのがベストですが、仕方が無い場合は、支払いが賃料だけでよいのか、使用していなくても共益費を支払わなければいけないのか確認しましょう。

  • 保証金の返還
  • 保証金(敷金)の返還について、返還時期と返還額を確認しておきましょう。
    保証金(敷金)とは、賃料、あるいはその他の債務の担保として貸主が預かるもの。
    これは、賃貸借契約が終了したときに借主(借りている側)に返還されます。
    その返還時期は、旧オフィスの明け渡し時、または明け渡しから3ヵ月後、あるいは6ヵ月後という場合が多いです。
    賃貸借契約満了後、退去までに借主に賃料の未払いやその他の債務がなければ、保証金(敷金)は原状回復費用を差し引いた金額が借主に返還されるのが通常です。また、償却(敷引・解約引)がある場合、何パーセントなのか、などを確認しましょう。

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事務所移転の動機

事務所 移転目的、動機を明確に! 
移転先ビルの規模・立地・設備などの移転先の条件を決定する。
事務所移転の計画として、移転の目的・動機を明確にしておく必要があります。このキーワード及び、基本コンセプトは最後まで念頭に入れておきましょう。
例えば、こんなことです。
「事務所を拡大したい」
「事務所を縮小したい」
「企業イメージをアップしたい」
「オフィス環境の改善」
「社員のモチベーションを高める」
「立地のいいところにしたい」
「賃料を下げたい」
などといったことです。
それに基づいて、新オフィスの規模・立地・設備など移転先条件が決定されます。
「総予算は?」「どれぐらいの広さが必要か?」「ランニングコストは?」「必要な設備は?」といったことを決定してきます。

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貸事務所 仲介業者を選択

事務所物件情報の収集のため、信頼のおける貸事務所仲介業者を選択
移転計画に沿って、事務所物件情報の収集からスタートします。幅広く、密度の濃い情報を集めるためにも信頼のおける貸事務所仲介業者を選びます。
良い事務所物件を選ぶためにも物件の調査・下見は大切です。時間の許す限り多くの事務所を下見して比較検討します。最初のうちは理想を追いかけすぎて、なかなか目指すものと合致しませんが、多くの事務所物件を見ているうちに目安が出来てきます。ただし、多くを見すぎて当初の基本コンセプトとずれた物件を選んでしまったり、非常に迷ったりすることになってしまいがちなので、そういった混乱を防ぐためにも貸事務所の仲介業者は信頼を得られるところが良いでしょう。

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各業者への発注や手続き等

新しい電話番号、住所などが決定したら移転案内状や社内印刷物の発注をする必要があります。
事務所移転の案内は取引先には移転日の2週間前くらいに着くようにするのが望ましいでしょう。また、名刺は移転後すぐに使えるように早めに準備しましょう。

  • 電話会社(NTTなど)への届出・手続き
    • 電話の移転手続き

      契約者名と移転先の住所が確認できる書類(登記簿謄本)等を用意し、現在地と転出先の各電話番号で手続きをします。電話の移転手続きは1ヶ月前から受け付けています。工事は予約後、約一週間から10日かかりますが、取り外しは移転終了後が良いでしょう。

    • 電話番号の変更

      現在の受け持ち電話局の区域外へ移転する場合は、電話番号が変わります。

    • 電話番号の移転案内サービス

      電話番号変更による電話の移転案内は無料です。原則として変更後から3ヶ月間は無料案内してくれます。事務所移転の際は必ず申し込みましょう。

  • 電話以外の通信機器についての変更届

    インターネット使用の為の回線や、プロバイダ契約等も変更手続きを忘れないようにしましょう。

  • 各官公庁などへの届出・手続き
    • 法務局

      登記の変更
      移転前の担当部署で手続きをします。移転のケースや移転先によって、転出書類が異なるケースがありますので注意が必要です。手続きは約一週間前後で終了します。また、本社移転の場合は「定款の変更」が必要です。

    • 税務署

      移転登記を済ませてから「登記簿抄本、或いは謄本」を添えて「納税地移転」の届出書を新・旧の税務署へ遅滞なく提出します。その他、「給与支払い事務移転の届出(新・旧1ヶ月以内)等が必要です。

    • 都道府県税事務所

      都道府県税事務所へは「登記簿謄本」を添付して「事業開始等申告書」等を提出します。

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事務所移転の作業を効率化するヒント!

事務所移転の社内説明会を行いましょう!

移転当日や、それまでの梱包作業等、そして移転先での整理作業等の中で混乱のないように作業をスムーズに行う為には、事務所移転について事前に社員に説明をする必要があります。移転作業の具体的なスケジュールや手順を説明し、個人分担の作業を明確化しましょう。
梱包した荷物には、行き先、所有者が分かるようにラベルを付けておきましょう。ラベルの貼り方も、貼る位置、行き先の明記等を統一しておくと移転先での作業がスムーズに行えます。
什器・備品等にガムテープを使用すると、はがした際に粘着部等が残ったままになってしまう可能性があります。必ず養生テープを使用するようにしましょう。パソコン・コンピューター・OA機器等は精密機器であるゆえに、移動後の調整やテストランが必要なため、メーカーやソフト会社等、業者との充分な打ち合わせが必要です。

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