事務所移転　大阪貸事務所オフィスギャラリー

現在入居中のオフィスビルでの契約書を確認！

• 解約予告の時期・保証金の返還時期・原状回復など

賃事務所の契約の解約には、契約期間終了による場合とテナント側の事情による中途解約があります。一般的には同じ扱いですが、通常6ヶ月前（3ヶ月前の場合もあります）までに解約する旨を予告しておく旨が契約書には記載されています。
確認した上で、早めに移転の連絡を済ませておくのがいいでしょう。正式な解約予告通知は、移転する先の事務所が決定してからの場合が多いです。

• 予告期間に満たない中途解約

予告期間に満たない中途解約の場合、予告期間までの賃料は支払わなければなりません。その場合、解約日までは賃料を支払うことになるので、新入居オフィスと現在入居中のオフィス、両方の家賃を二重に負担することになります。このような事態は本来、出来るだけ避けるのがベストですが、仕方が無い場合は、家賃の支払いが賃料だけでよいのか、使用していなくても共益費を支払わねばならないのか確認しましょう。

• 保証金が返ってくる期日と金額

保証金（敷金）の返還について、返還時期と返還額を確認しておきましょう。
保証金（敷金）とは、賃料の支払い債務、あるいはその他の債務の担保として無利息で貸主が預かるもの。これは、賃貸借契約が終了したときに借主（借りている側）に返還されます。その返還時期は、旧オフィスの明け渡し時、または明け渡しから3ヵ月後、あるいは6ヵ月後という場合が多いです。
賃貸借契約終了明け渡しまでに借主に賃料の未払いやその他の債務がなければ、保証金（敷金）は原状回復費用を差し引いた金額が借主に返還されるのが通常です。また、償却（敷引き）がある場合、何パーセントなのか、などを確認しましょう。

事務所　移転目的、動機を明確に！　
新オフィスの規模・立地・設備などの移転先の条件を決定する。
事務所移転の計画として、移転の目的・動機を明確にしておく必要があります。このキーワード及び、基本コンセプトは最後まで念頭に入れておきましょう。
例えば、こんなことです。
「事務所を拡大したい」
「事務所を縮小したい」
「企業イメージをアップしたい」
「社員のモチベーションを高める」
「オフィス環境の改善」
「賃料を下げたい」
「立地のいいところにしたい」
などといったことです。
それに基づいて、新オフィスの規模・立地・設備など移転先条件が決定されます。
「何坪必要か？」「ランニングコストは？」「総予算は？」「必要な設備は？」といったことを決定してきます。

オフィス物件情報の収集のため、信頼のおける貸事務所仲介業者を選択
移転計画に沿って、オフィス物件情報の収集からスタートします。幅広く、密度の濃い情報を集めるためにも信頼のおける貸事務所仲介業者を選びます。
良い事務所物件を選ぶためにも物件の調査・下見は大切です。時間の許す限り、多くの事務所を下見して比較検討します。最初のうちは理想を追いかけすぎて、なかなか目指すものと合致しませんが、多くの事務所物件を見ているうちに目安が出来てきます。ただし、多くを見すぎて当初の基本コンセプトとずれた物件を選んでしまったり、非常に迷ったりすることになってしまいがちなので、そういった混乱を防ぐためにも貸事務所の仲介業者は信頼を得られるところが良いでしょう。

新事務所レイアウト
事務所の移転は現状の事務所の問題を解決する絶好の機会です。人員の増減や、組織変更、情報化、IT化などを考慮し、機能的で働きやすい快適なオフィス環境を創りましょう。そのために、配線処理などの変化に対応できるフロア、間仕切り、パーティションなどのシステム家具やワークステーションを選ぶのも大切です。また、オフィスレイアウトの際、電気系統や証明、空調、消防法などの複雑な制約を確認しておく必要があります。事務所移転や新規開業の際はオフィスレイアウト等、トータルでサポートしてくれるコンサルティング会社などに依頼することも得策と言えます。

オフィスプランニング・オフィスレイアウトのヒント

• 社員一人当たりのワークスペース

一般事務作業ですと、快適なのは1.8坪（約６㎡）といわれてます。
実情は1坪程度（3.3㎡）が一般的でしょう。

• 事務所内の通路

オフィス内の通路は大人二人が相互通行できる幅が最適です。
一般オフィスのメイン通路幅は1.2ｍ～1.5m程度
一般通路で0.8ｍ～0.9ｍ程度、デスク間は1.4ｍ～1.6ｍ程度の間隔が目安でしょう。

• 社員の共用スペース

応接室、会議室、総合受付、リフレッシュコーナー、更衣室、給茶コーナー、休憩室、コピーコーナー、閲覧室等のことを言います。これらもできるだけ考慮し、快適でスムーズな仕事が出来るようにレイアウトすることも大切です。

• 書類や資料の収納性

収納に活躍するのは天井近くや壁面などの余剰空間です。ファイリングシステムの導入も省スペースを考える上では有効です。余談ですが、一般に、書類や資料は3年で2倍にもなることがあると言われます。

• 騒音対策や色彩も考慮

カーペーットはOA機器などの騒音吸収や、歩行の疲労感を和らげます。事務所内の色彩も考慮し、働きやすい環境を創りましょう。

• 事務所内の照明

一般事務オフィスの照度は、ワーカー各自の作業に適した750～1000ルクスを確保する必要があります。
十分な照度がないと視力や能率の低下、健康面への悪影響が心配です。特に蛍光灯が露出している照明ですとパソコンのモニターなどに映り込み画面が見えにくくなり目の不快感や視力低下、疲労などを引き起こす原因になります。光源には拡散パネル、プリズムパネル、ルーバーなどを取り付けてまぶしさを軽減する方法や、OA機器などの設置を天井照明に合わせて変更するなどのグレア防止対策が必須です。

• 事務所の空調

事務所の快適性を保つ温度の目安は、冬季２２℃（湿度４０％）、夏季２６℃（湿度５０％）とされています。OA機器などの設置場所や発熱量を考慮した適切なオフィスレイアウトや空調設定が大切です。間仕切りがある場合は、空調などを妨げないよう注意して、消防法上で定められた条項に違反しないかどうか必ず確認しましょう。

• 時間の効率化は専門業者へ！

事務所の移転や、事務所の開設は、非常に時間と労力とコストがかかります。内装工事・電気工事・電話工事・LAN工事・引越し・パソコン設定・レイアウト設計など、素人な社内担当者に一任するのは非常に経費が無駄になります。事務所移転のコンサルティング会社や、それらを専門に生業としているところ、また、家具メーカーやIT系の企業など、移転内容に見合った会社をさがして、プロに一任するのも後々の失敗が発覚して非効率なオフィスが出来上がったりすることも無く、効率化を図る上では大切かもしれません。

新しい電話番号、住所などが決定したら移転案内状や社内印刷物の発注をしなければなりません。
「事務所移転の案内」は取引先には移転日の２週間前くらいに着くようにするのが望ましいでしょう。また、名刺は移転後すぐに使えるように早めに準備しましょう。

• 電話会社（NTTなど）への届出・手続き
  • 電話の移転手続き

    契約者名と移転先の住所が確認できる書類（登記簿謄本）などを用意し、現在地と転出先の各電話番号で手続きをします。電話の移転手続きは１ヶ月前から受け付けています。工事は予約後、約７日から１０日かかりますが、取り外しは移転終了後が良いでしょう。

  • 電話番号の変更

    現在の受け持ち電話局の区域外へ移転する場合は、電話番号が変わります。

  • 電話番号の移転案内サービス

    電話番号変更による電話の移転案内は無料です。原則として変更後から３ヶ月間は無料案内してくれます。事務所移転の際は、必ず申し込んでおきましょう。

• 電話以外の通信機器についての変更届
  

  インターネット使用のための回線や、プロバイダー契約等も変更手続きを忘れないようにしましょう。

• 各官公庁などへの届出・手続き
  • 法務局

    登記の変更
    移転前の担当部署で手続きをします。移転のケースや移転先によって、転出書類が異なるケースがありますので注意が必要です。手続きは約１週間前後で終了します。特に本社移転の場合は「定款の変更」が必要です。

  • 税務署

    移転登記を済ませてから「登記簿抄本、或いは、謄本」を添えて「納税地移転」の届出書を新・旧の税務署へ遅滞なく提出します。その他、「給与支払い事務移転の届出（新・旧１ヶ月以内）などが必要です。

  • 都道府県税事務所

    都道府県税事務所へは「登記簿謄本」を添付して「事業開始等申告書」などを提出。

事務所移転の社内説明会を行いましょう！

移転当日や、それまでの梱包作業等、そして移転先での整理作業等の中で混乱のないように作業をスムーズに行うためには、事務所移転について事前に社員に説明をする必要があります。移転作業の具体的なスケジュールや手順を説明し、個人分担の作業を明確化しましょう。
梱包した荷物には、行き先、所有者が分かるようにラベルを付けておきましょう。このラベルの貼り方も、貼る場所、行き先の明記の方法等を統一しておくと移転先での作業がスムーズです。
什器・備品にガムテープを使用すると、はがした際に粘着部等が残ったままになってしまいます。必ず養生テープを使用するようにしましょう。パソコン・コンピューター・OA機器等は精密機器であるゆえに、移動後の調整やテストランが必要なため、メーカーやソフト会社等、業者との充分な打ち合わせが必要です。